Sped: uma mudança de paradigma

Sistema transforma a cultura empresarial e o dia a dia dos profissionais da contabilidade. Preenchimento de guias, fechamento de balanços, envio de obrigações acessórias, auditorias internas e externas: a rotina contábil é atribulada e requer organização e atualização constantes.

O Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) alterou toda a cultura empresarial – de modificações de formato e gerenciamento de informações à periodicidade do envio de dados e a facilidade de cruzá-los e encontrar inconsistências. Foi um momento de grandes mudanças nos cenários empresarial e contábil do país.

Instituído pelo Decreto nº 6.022, de janeiro de 2007, o Sped consiste no avanço da informatização da relação fisco-contribuintes. Ele começou com três grandes projetos: a Escrituração Contábil Digital (ECD); a Escrituração Fiscal Digital (EFD); e a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) em ambiente nacional.

Atualmente são 12 módulos, dos quais cinco são documentos fiscais e sete, escriturações (confira no box Módulos do Sped). De acordo com o conselheiro do CRCRJ Alexandre Andrade, o Sistema quebrou paradigmas. Agora, o profissional precisa se aperfeiçoar, investir em tecnologia e em capacitação, além de cuidar ainda mais de sua relação com o cliente.

Sped contábil

Chamada de Sped Contábil, a ECD consiste em substituir a escrituração em papel pela tecnológica e digital. Nela, deve-se transmitir os livros Diário, Razão e Balancetes Diários, Balanços e fichas de lançamento comprobatórias dos assentamentos neles escritos, além dos livros auxiliares, quando for o caso.

São obrigatórias todas as pessoas jurídicas tributadas pelo Lucro Real (desde o ano-calendário 2008), pelo Lucro Presumido (ano-calendário 2015) e Entidades sem Fins Lucrativos. No ano calendário 2016, as entregas da ECD e ECF foram antecipadas: para o último dia de maio e junho de 2016, respectivamente. Isso constitui uma preocupação, já que muitos profissionais precisam estar com a escrituração contábil do ano anterior finalizada.

eSocial

Um dos maiores projetos dentro do Sped, o eSocial unifica as informações trabalhistas. Assim, diversos setores da empresa, como o contábil, o fiscal e o RH, deverão estar alinhados. Como os arquivos são digitais, a empresa receberá automaticamente um auto de infração caso haja alguma irregularidade.

Já em vigor para trabalhadores domésticos, a partir de setembro deste ano será obrigatório para empresas com faturamento acima de R$78 milhões, com envio de dados da folha de pagamento. Em janeiro de 2017, também deverão prestar informações sobre saúde e segurança do trabalho. No caso de empresas com faturamento menor, os prazos serão entre janeiro e julho de 2017.

Módulos do Sped

  • CT-e; ECD;
  • ECF;
  • EFD Contribuições;
  • EFD ICMS IPI;
  • EFD Reinf;
  • e-Financeira;
  • eSocial; MDF-e;
  • NFC-e;
  • NF-e;
  • NFS-e.

Principais cruzamentos

  • DIRF x DIRPF x ECD x ECF; ECD x ECF;
  • Sped Contábil x Fiscal;
  • DIRF x DCTF; EFD Contribuições x DCTF;
  • GIA-ST ICMS x SPED;
  • Nota Fiscal Eletrônica x SPED x GIA-ST;

Andrade chama atenção para o fato de que a principal dificuldade encontrada pelos profissionais para o fechamento da escrituração contábil é em relação às informações financeiras dos clientes, como extratos bancários e contas a pagar e a receber. Segundo ele, os clientes, em sua maioria entidades e empresas de micro e pequeno porte, têm dificuldade de implementar um controle interno capaz de suprir a necessidade de informações imposta pela “era do Sped”. Outras preocupações são os prazos – cada vez mais exíguos – e os lançamentos em cima da hora de novas versões dos programas, como aconteceu com o envio do ECF em 2015.

“O próprio preparo dos softwares, para ser fornecido o devido suporte, é uma dificuldade. No caso da ECF, pode-se dizer que houve falhas e insegurança em todas as partes”, afirma a conselheira do CRCRJ e presidente da Unipec, Damaris Amaral.

Para a empresária contábil e fundadora da Analítica do Brasil Contabilidade, Patrícia Sena, a extensa legislação do Sped, com termos específicos da informática e muitas novidades, é uma barreira para boa parte dos empresários e profissionais da contabilidade: “Há falta de entendimento da lei, de estrutura tecnológica, seja em equipamentos ou softwares, e baixa qualificação dos colaboradores”.

Benefícios

Hoje, o acesso mais veloz às informações digitais indica melhoria do controle dos processos e fim da redundância de dados. Uma das expectativas dos profissionais é a redução da quantidade de obrigações acessórias, algo que ainda não ocorreu.

Para Patrícia, o ambiente obrigará os profissionais a criar um novo modelo de trabalho, oferecendo outros serviços, pois espera-se a eliminação de muitas obrigações. Dessa maneira, passará a prevalecer o aspecto gerencial do trabalho, com ganho de espaço para a atividade de consultoria.

Olhos abertos

Com o Sped e todos os cruzamentos (confira o box Principais cruzamentos), será mais fácil para os órgãos fiscalizadores encontrarem erros e inconsistências – e isso é uma preocupação para profissionais da contabilidade e empresários.

Por isso, o profissional precisa redobrar os cuidados para evitar penalizações. O conselheiro Alexandre Andrade aconselha a aquisição de ferramentas de auditoria para garantir a transmissão de informações corretas. Segundo ele, esses softwares cruzam e checam se as informações são consistentes, o que garante mais segurança ao profissional e ao cliente.

Outra preocupação se refere às responsabilidades. “De forma alguma o profissional da contabilidade deve assinar o arquivo digital como procurador/administrador. Suas responsabilidades são claramente técnicas, perante o Código Civil”, afirma Patrícia Sena.

Mas o aumento da fiscalização não deve ser visto com maus olhos pelos empresários. Isso facilitará a identificação de falhas e pode resultar na resolução de problemas, provocando uma melhoria nos procedimentos internos e até ganho de produtividade. Além disso, representa uma grande ação contra a corrupção no país, já que as atuações passarão a ser totalmente eletrônicas, ampliando a segurança nas informações prestadas.

Como preparar seu cliente para este novo momento:

  • Orientar o mapeamento dos processos produtivos para identificar possíveis adequações;
  • Recomendar sistemas e softwares que integrem informações tributárias, trabalhistas e financeiras;
  • Reiterar a importância do envio correto e no tempo certo das informações;
  • Esclarecer as responsabilidades do cliente e as do profissional da contabilidade.

Fonte: Revista do CRCRJ – Páginas 12 e 13 – LINK

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